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Fattura e fatturazione, cosa sono

La fattura (o fatturazione, dunque sì, sono la stessa cosa) è a tutti gli effetti un documento fiscale che deve essere obbligatoriamente emesso da un soggetto titolare di partita IVA ed in caso di cessione di beni o nel caso in cui presti dei servizi.

Bisogna emetterla al cliente e quest'ultimo deve conservarla per dieci anni.

I dati che devono fare parte della fattura sono:

  • le date di emissione delle fatture stesse
  • il numero progressivo secondo le regole previste dall'articolo 1 comma 325, lettera D nella legge 24 dicembre 2012 n. 228 (Legge di Stabilità 2013) deve essere univoco. Prima invece, la normativa prevedeva che tale numerazione dovesse essere progressiva per anno solare (es. n. 1, n.1/2015, n.1 per tutta la vita dell'azienda). i dati del venditore e dell'acquirente: ragione sociale, sede legale, partita iva e codice fiscale.
  • La descrizione del prodotto ceduto o del servizio offerto dal professionista
  • la quantità del prodotto offerto dal commerciante o dal servizio venduto dal professionista
  • imponibile ed iva
  • In più, è possibile organizzare serie diverse di documenti per le diverse esigenze dell'azienda (fatture estere, note di credito, filiale 1, filiale 2).

Chi deve emettere le fatture?

Ciascun titolare di Partita Iva, come abbiamo introdotto prima, deve obbligatoriamente emettere una fattura quando vende un bene o presta uno o più servizi, in base all'attività svolta. Vi sono però alcune esenzioni : a meno che non sia richiesto esplicitamente dal cliente nel momento del completamento del servizio, il venditore non è tenuto all'obbligo di emettere la fattura nei seguenti casi:

  • per agricoltori in caso di beni di produzione propria
  • per tutti i commercianti al dettaglio
  • per le prestazioni alberghiere
  • autotrasporti di persone
  • per la distribuzione al pubblico di alimenti e bevande
  • per tutti i professionisti che prestano servizi in forma ambulante o presso le abitazioni dei clienti
  • anche per il transito sulle autostrade!

Questi professionisti hanno però il dovere di lasciare al cliente altre documentazioni che possono servire al controllo fiscale, dunque le ricevute e gli scontrini fiscali.

Contenuto della fattura

Le fatture devono essere rilasciate sotto forma di due esemplari: la fattura originale, che va emessa o mandata al cliente, e la copia che deve essere custodita dall'emittente (per circa dieci anni).

Inoltre, le fatture devono contenere gli elementi elencati qui di seguito:

  1. La data di rilascio ed il numero progressivo associato (che ad ogni inizio dell'anno deve ripartire da uno)
  2. i dati di identificazione di colui che rilascia la fattura e che corrispondono a:
  • nominativo o ragione sociale, nel caso di società
  • l'indirizzo;
  • il numero di partita IVA, il codice fiscale e l'iscrizione al Registro delle imprese
  1. i dati identificativi del dell'acquirente, che corrispondono a:
  • nominativo, indirizzo e ragione sociale
  1. gli estremi dei documenti di trasporto
  2. la data e numero progressivo dei DDT
  3. il tipo di pagamento
  4. la quantità, qualità e la natura dei beni in cessione
  5. il prezzo per unità dei beni e il prezzo totale
  6. gli sconti applicabili, se ce ne sono
  7. l'aliquota da aggiungere e quindi anche l'ammontare dell'IVA
  8. il totale della fattura

Particolarità delle fatture

Per le fatture i quali importi non superano i 100 euro vi è la possibilità di emettere una fattura semplificata come prevede ill nuovo art. 21 bis del DPR 633/72.

Tale articolo oggi prevede che per l'acquirente sia possibile specificare solo la partita iva o il codice fiscale se quest'ultimo risiede in Italia o il numero identificativo iva se dovesse avere la residenza in altro stato membro dell'Unione Europea. In questo modo circa gli importi basterà semplicemente indicare la base imponibile e l' aliquota prevista per calcolare l'iva.

Ma attenzione! Non esiste un solo tipo di fattura. Sono previste diverse tipologie di fatture che elencheremo subito qui di seguito.

Le fatture immediate

Tali fatture vengono nel momento in cui viene venduto il prodotto o effettuato il servizio direttamente al cliente. È il tipo di fattura più diffuso.

Fatture accompagnatorie

Contengono tutte le informazioni che servono all'emissione di una documentazione di trasporto in aggiunta alle medesime informazioni che servono all'emissione della fattura.

La legge che vige per quanto riguarda la questione delle fatture ha stabilito che che la fattura accompagnatoria debba essere rilasciata entro la mezzanotte del giorno in cui l'operazione di prestazione o cessione del bene viene portata a termine a norma dell'art. 6 del citato D.P.R. 633/1972;

Ed infatti secondo queste leggi:

  • per le prestazioni di servizi il momento saliente si rileva con il pagamento del corrispettivo.
  • per le cessioni di beni immobili ha più importanza il momento in cui viene stipulato il contratto ;
  • per la cessione di beni mobili invece il focus si sposta sul momento della consegna o spedizione ;

Pensando al fatto che comunque esistono delle eccezioni a queste regole, in ogni caso una volta che si verifichi il “momento impositivo” è necessario per il cedente o al prestatore l'immediata emissione della fattura, documento che certifica l'operazione anche a fini fiscali.

La fattura accompagnatoria si trova esattamente a metà tra la fattura immediata e la fattura accompagnatoria perché presenta allo stesso tempo le particolarità e gli obblighi di un Documento Di Trasporto e di una fattura immediata.

Viene solitamente rilasciata nel momento in cui vi sia una cessione di beni che hanno bisogno di essere trasferiti al cliente; non può essere invece adoperata per fatturare una prestazione di servizi, per la quale serve la fattura immediata o in differita.

La fattura accompagnatoria deve avere tutti gli elementi necessari per ognuno dei due tipi di documenti che sono appena stati elencati (fattura e DDT): per il suo carattere di fattura infatti dovrà riportare tutti gli elementi che fanno parte della normativa IVA , i riepiloghi per aliquote imposte e, essendo comunque una documentazione sostitutiva del DDT, avrà bisogno di contenere gli elementi relativi al trasporto.

Quindi possiamo capire da questo riepilogo che la fattura immediata non è di carattere accompagnatorio, in quanto i beni o i servizi venduti possono essere portati in consegna anche senza alcun documento. La fattura immediata rappresenta una sorta di regola generale per ciò che riguarda le fatture ed è la documentazione di uso regolare quando non abbiamo l'obbligo di presentare il documento di accompagnamento della merce.

Fatture differite

Questa tipologia qui in differita, ossia in un momento differente dall'avvenuta consegna del prodotto o dell'effettuazione della prestazione, ma sono previsti dei termini limite

La fattura differita infatti dev'essere obbligatoriamente mandata e registrata non oltre il 15esimo giorno del mese successivo a quello in cui le prestazioni o i beni vengono consegnati, dunque dal completamento delle prestazioni. Sarà ad ogni modo obbligatorio dover dire il mese di riferimento per il servizio offerto, in quanto dal punto di vista legale l'operazione tornerà a fare parte della liquidazione periodica del mese di riferimento e, come sappiamo, l'IVA verrà versata durante il mese successivo.

Se volessimo fare un esempio: immaginiamo di aver svolto una prestazione ed il pagameno è avvenuto a giugno, anche se la fattura viene emessa in differita entro il 15 luglio, l'operazione fa parte della liquidazione periodica di giugno e l'IVA deve essere versata non oltre il 16 luglio.

A causa dell'esistenza di quest'ultima necessità, che rende un po' più difficile la gestione fiscale seguente, ormai si fattura entro la fine del mese della prestazione e non i quindici giorni del mese successivo.

Fattura differita e fattura super differita

Bisogna fare una distinzione necessaria ogni volta che parliamo di fatturazione differita, in quanto questa non va infatti confusa il concetto di “differita” cha ha a che fare con quello di fattura super differita.

La fattura super differita è un tipo di fatturazione che incontriamo nel caso di operazioni triangolari di beni “interne”, dunque la classica tipologia di invio dei beni ad un terzo a cura o a nome del primo cedente per conto del proprio cessionario; in questi casi i promotori della triangolazione hanno la possibilità di mandare la fattura super differita per il proprio cliente non più entro il 15 del mese successivo ma bensì entro la fine del mese successivo a quello della prestazione del servizio o della consegna dei beni.

Facciamo il punto della situazione finora. Per la fattura differita abbiamo due fazioni:

  • Fattura differita
    Da emettere entro il 15 del mese successivo, ma è meglio portarla a termine alla fine del mese della prestazione del servizio.
  • Fattura super differita
    In questo caso, promotore della triangolazione può lasciare che la fattura al proprio cliente arrivi entro la fine del mese successivo a quello della prestazione o della consegna del bene.

Operazioni per le quali è possibile l'emissione di fattura differita

  • Servizi e distribuzione di beni svolti in Italia: le prestazioni devono poter essere individuate tramite documentazione adatta, e possono essere portate a termine nello stesso mese solare e nei confronti di uno stesso soggetto. I documenti che servono all'individuazione della quale abbiamo parlato, che quindi ne attestano l'effettiva esecuzione, generalmente vanno ad identificarsi nel contratto e in documenti d'intervento, attraverso rapporti giornalieri o simili.
  • Prestazioni di servizi verso altro Stato UE: si può fare fattura differita per prestazioni di servizi date a soggetti passivi che si trovano nel territorio di appartenenza dell'Unione Europea, non facendo parte dell'imposta ai sensi dell'art. 7-ter del DPR n. 633/1972.
  • Cessioni di beni intracomunitarie: nel momento in cui le cessione dei bene sono intracomunitarie bisogna avere la documentazione adatta a tracciare il trasporto e i due soggetti tra i quali è avvenuto lo scambio e la data alla quale riferirsi è quella di partenza del trasporto o della spedizione dei beni.
  • Per le cessioni di beni Italia: per ciò che concernono le cessioni di beni è obbligatorio che la consegna o la spedizione dei beni possa risultare da documento di trasporto o da altro documento adatto a identificare i soggetti tra i quali è stata portata a termine l'operazione come ad esempio la lettera di vettura ecc.

Regole di compilazione per la fatturazione differita per cessione di beni o per la prestazione di servizi

Fattura differita per le cessioni di beni

Sul documento devono essere richiamati: numeri e date dei singoli documenti di consegna. Le date possono anche essere quelle della compilazione dei documenti dato che questa avviene ovviamente sempre prima della consegna. Non risulta invece necessario indicare anche la data dell'effettiva spedizione.

Fattura differita per le prestazioni di servizi

Nel caso di fatturazione differita in riferimento a servizi, la fattura deve contenere il dettaglio delle operazioni eseguite, quindi, sarà necessario indicare i riferimenti all'idonea documentazione richiesta per la fatturazione differita, possibile, ricordiamo, anche nel caso in cui le prestazioni siano state già liquidate.

Fatture proforma

Quando abbiamo a che fare con una fattura proforma stiamo parlando di un documento assimilabile alla fattura ma che non ne condivide il valore fiscale. La fattura proforma viene rilasciata quindi per richiedere il pagamento al cliente in un momento dall'emissione della fattura fiscale vera e propria. Ed anche questa tipologia di fattura ha le sue particolarità, nonché una lunga serie di vantaggi. Esploriamoli qui di seguito!

Particolarità e vantaggi delle fatture proforma

Nel caso in cui commettessimo errori sulla fattura, omettessimo qualche elemento o nel caso dovessimo inserire delle variazioni sugli importi, c'è la possibilità di stilare nuovamente la fattura proforma senza dover andare a modificare altri documenti già emessi.

Con la fattura proforma possiamo non andare incontro a pagamenti di tasse prima di aver ricevuto il pagamento da a parte del nostro cliente. Ciò vuol dire che quasi tutte le imposte, come per esempio l'Iva, vanno sanate basandosi sulla data di rilascio della fattura. La fattura proforma è difatti molto apprezzata dai liberi professionisti che hanno il dovere di fatturare al momento del pagamento del servizio e non all'esecuzione di questo.

Possiamo erogare il documento fiscale solo quando il cliente avrà pagato.

E' necessario inoltre sapere che una volta sanato il pagamento per una fattura proforma, si dovrà provvedere nell'immediato all'emissione della fattura fiscale.

Come possiamo compilare una fattura proforma?

Ma come si compila una fattura proforma e quali sono le reali differenze rispetto ad una fattura classica?

La fattura proforma, pur essendo una fattura non ha valore fiscale e per questo motivo deve seguire una serie di istruzioni per poter essere compilata correttamente:

  • nel documento deve essere chiaramente indicata la scritta che recita “fattura proforma”, preferibilmente nella parte iniziale del documento, prima della parte descrittiva,
  • nel caso sia prevista una numerazione, quest'ultima deve essere estranea e del tutto svincolata dalle numerazioni utilizzate nelle fatture fiscali classiche;
  • deve riportare questa scritta: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all'atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72)“.

Fattura semplificata

Dal 1° gennaio 2013 le imprese ed i professionisti possono ricorrere alle cosiddette fatture semplificate, che sostituiscono le fatture ordinarie per le operazioni di importo non superiore a € 100 (comprensivo di imponibile più IVA). In futuro, probabilmente, tale importo sarà alzato a 400€, ma non è ancora sicuro.

Le semplificazioni

Le fatture semplificate sostanzialmente presentano delle agevolazioni riassunte qui di seguito nella possibilità di:

specificare unicamente la partita IVA o il codice fiscale del cliente nazionale, non prendendo in considerazione ad esempio i dati anagrafici-residenziali;

compilare solo con il numero di identificazione IVA per il cliente che risiede all'estero (prefisso e numero di partita IVA estera), non considerando anche qui i dati anagrafici-residenziali;

riportare il totale dell'importo complessivo;

riportare il dettaglio di servizi o beni in cessione, invece della natura degli stessi, la loro quantità o la loro qualità.

Esistono esclusioni con le fatture semplificate?

Sì, in alcuni casi non si può utilizzare la fattura semplificata. I casi sono:

quando si verificano cessioni intracomunitarie;

nel caso di vendite a distanza;

prestazioni di servizi o cessioni di beni svolte verso un soggetto passivo che risiede in altro Stato comunitario dove l'imposta è dovuta. Tuttavia, è possibile usare la fattura semplificata quando si presentano prestazioni svolte verso soggetto passivo di imposta stabilito in Paese extra Unione Europea.

Fattura professionista, avviso di parcella e parcella

Queste tipologie di documenti vengono utilizzate negli studi professionali e dai liberi professionisti. Ma cos'è una parcella?

La parcella è una documentazione equivalente alla fattura che riporta le spese e le competenze in relazione ad una prestazione da parte di professionisti ed è rilasciata nel momento dell'effettivo pagamento dell'importo da parte del cliente.

L' avviso di parcella, contrariamente, è il documento che viene prima dell'emissione della parcella vera e propria; non ha quindi nessun valore fiscale e viene usato solitamente per informare il cliente sull'entità dell'importo da saldare verso il libero professionista.

Note di credito e note di addebito

Questo tipo di fatture vengono anche chiamate note di variazione.

La nota di credito sono i documenti di rettifica che vengono emessi dal venditore per stornare importi fatturati ad un cliente in precedenza, come per esempio dei resi di merce o nel caso vengano commessi errori sui prezzi di esposizione in fattura.

La nota di addebito, invece, è il documento rilasciato dal venditore nel momento in cui quest'ultimo ha la necessità di integrare importi esposti in una fattura emessa in precedenza.

Fattura cointestata

Può capitare sempre più spesso che una prestazione venga resa nei riguardi di più soggetti, in particolar modo per quanto riguarda i privati: si può pensare ad esempio alle prestazioni di un notaio ai comproprietari di un immobile, per fare un esempio spicciolo.

Allora in tal caso ci domandiamo: possiamo avere una fattura cointestata?

Dal punto di vista delle normative ci pensa l'art. 21 del D.p.r. 633/1972 che prevede l'obbligo di documentare le operazioni attraverso l'emissione della fattura, che va rilasciata in formato cartaceo o elettronico :

  • per ogni operazione rilevante ai fini delle imposte;
  • nel momento in cui l'operazione è da considerarsi effettuata, ai sensi dell'art. 6 del D.p.r. n. 633/72.

Passiamo adesso alle fatture elettroniche.

Fatture elettroniche

Eh già, da diverso tempo sono state introdotte anche le fatture elettroniche! E vi sono sostanziali differenze tra le fatture di questo tipo e quelle cartacee.

La fatturazione elettronica è un sistema di emissione, trasmissione e conservazione digitale delle fatture che consente così di abbandonare per sempre il ricorso al modulo cartaceo e, perché no, anche di risparmiare i sempre più elevati costi di stampa!

Il nuovo formato con il quale le fatture elettroniche stanno per essere essere prodotte, archiviate, trasmesse e via discorrendo è un formato che viene oggi chiamato XML (eXtensible Markup Language), e si tratta di un linguaggio informatico che permette di delineare e controllare il significato degli elementi che fanno parte in un documento, verificandone in questo modo le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Spesso, al fine di dare un'immagine più smart della propria società o delle proprie aziende e per tenere al minimo le possibilità di andare incontro ai frequenti errori durante la compilazione di una fattura, oggi è preferibile l'uso del computer per le fatture, ma che sia equipaggiato con un software appropriato. Ciò accade principalmente perché il computer porta avanti in maniera automatica i calcoli, suddivide le basi imponibili e riesce anche a calcolare l'Iva, oltre al gestire le scadenze per i pagamenti e consentire ai professionisti di usufruire di tantissime altre agevolazioni.

Ma come abbiamo detto, facciamo attenzione al software che dobbiamo utilizzare. Ogni programma infatti ha le proprie caratteristiche: vi sono programmi fatti apposta per questo genere di compilazioni, programmi dall'utilizzo più facile ed altri un po' più articolati.

Vediamo un po' come possiamo fare:

  • Possiamo prendere il nostro caro, vecchio pc ed utilizzare uno dei nostri soliti software di scrittura, che continuano ad essere adatti a compiti del genere (vediamo ad esempio Microsoft Word, o ancora WordPad ). Così, il computer non eseguirà nessuna operazione di calcolo ma il risultato sarà esteticamente molto piacevole. Questa può essere una soluzione!
  • Il passo successivo al semplice metodo di videoscrittura può essere quello di rivolgersi ad un foglio di calcolo (sempre con programmi famosi come Microsoft Excel ) che ci consente anche si risolvere i calcoli da eseguire. Bisogna ovviamente spratichirsi un po' con questi programmi ed imparare ad usarli, ma non è troppo difficile!
  • Usare un apposito programma di fatturazione. Ve ne sono diversi in commercio con costi davvero contenuti (alcuni consentono anche di fare prove gratis). In questo modo si potrà seguire step-by-step tutto il processo di fatturazione grazie all'aiuto di strumenti che svolgeranno i calcoli e le verifiche al nostro posto, facendoci risparmiare un mucchio di tempo!

Eh sì, perché una fattura cartacea infatti può essere consegnata per via diretta o inviata all'acquirente per posta normale, tramite fax o anche per posta elettronica. Ma dal 6 giugno 2014 la legge ha previsto l'obbligo dell'emissione della fattura elettronica per le prestazioni ed i prodotti di tutti i soggetti che sono titolari di partita iva verso la Pubblica Amministrazione. Tali fatture elettroniche sono dei particolari file che seguono i criteri previsti dalla normativa (Decreto Ministeriale del 3 aprile 2013 n. 55) e devono essere imperativamente inviati alla pubblica amministrazione tramite il sistema di interscambio.